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La digitalisation et la dématérialisation prennent une place de plus en plus grande dans le monde des affaires. Toutefois, l’utilisation des courriers pour communiquer demeure toujours d’actualité dans les entreprises. Ainsi, de nombreuses entreprises sont toujours à la quête d’une stratégie optimale pour bien organiser l’affranchissement de leurs courriers. Les machines à affranchir sont une excellente option pour répondre à ce besoin.
Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les avantages qu’elle apporte à l’entreprise ? Comment bien choisir sa machine à affranchir ? Les réponses à ces interrogations !
Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?
Jadis, ces appareils étaient manuels et mécaniques. Aujourd’hui, ils sont modernes, électroniques et connectables. Ces nouveaux appareils à affranchir sont bien plus performants et plus rapides. Confortables à utiliser, ils peuvent interagir avec d’autres appareils électroniques.
Toutefois, il faut noter que les machines à affranchir ne peuvent s’acheter n’importe où. En effet, la poste possède une main mise sur ce marché. Elle n’autorise que la location de ces machines. L’acquisition ou la cession des affranchisseuses est alors impossible et proscrite par la loi.
En France par exemple, seuls les entreprises et les particuliers homologués par la Commission d’Agrément des Machines à Affranchir sont autorisés à louer les affranchisseuses. La location de ces dernières est faite à travers un contrat d’une durée de quatre ou cinq ans renouvelable.
Quels sont les types de machine à affranchir et quelles en sont les caractéristiques ?
Il existe une panoplie de machines à affranchir pouvant répondre à différents besoins d’entreprises. En fonction du volume de courriers à traiter, on en distingue trois principaux types :
- les affranchisseuses à faible volume ou tpMAc ;
- les affranchisseuses à volume intermédiaire ou pMAc ;
- les affranchisseuses à fort volume ou MAI.
Les tpMAc sont des appareils conçus pour traiter au plus trente plis par jour. Comparativement aux autres gammes de machines à affranchir, leur capacité est assez faible. Elles sont surtout destinées aux entreprises ayant des budgets limités pour l’affranchissement. Bien qu’elles soient utilisées pour un nombre restreint de plis, elles présentent un certain nombre d’avantages.
En premier lieu, elles sont connectables au serveur de la poste. Elles offrent donc la possibilité de personnaliser les timbres postaux. De plus, l’installation de ces machines à affranchir est simple et aisée. Aussi, le tarif de location est de 1 euro par jour en moyenne.
Quant à la machine à affranchir avec un volume intermédiaire, elle traite plus d’une trentaine de plis par jour. Elle est également susceptible d’envoyer deux cents plis journaliers. En plus des fonctionnalités de la précédente, cette machine possède des options beaucoup plus intéressantes. Elle est notamment munie d’un écran tactile, d’une assistance en ligne, d’une plieuse, d’une trieuse et d’une balance. Le tarif de location de la pMAc varie entre 2 et 3 euros par jour.
Pour finir, les Machines Affranchir Intelligentes (MAI) sont les plus performantes. Elles peuvent traiter en moyenne neuf cents courriers par jour. Aussi, elles sont adaptées pour les entreprises qui ont un important volume de courriers à examiner. Elles disposent également de fonctionnalités plus poussées que celles de la tpMAc et la pMAc. Il s’agit notamment d’une machine de mise automatique sous pli, d’un tapis servant de réception aux enveloppes et d’un support d’alimentation automatisé du courrier. Le prix journalier de location d’une MAI avoisine 10 euros.
Comment louer et utiliser une machine à affranchir ?
La deuxième partie impliquée dans ce processus est la poste. Elle intervient à divers niveaux, en l’occurrence dans la l’homologation de la machine. Elle s’assure également du respect des normes dans la fabrication de l’affranchisseuse. De plus, elle formule une autorisation à l’endroit des entreprises demandeuses de machines. Elle s’occupe de leur facturation.
La dernière partie concernée par cette démarche est le client ou l’entreprise. Après avoir formulé la demande de location, l’entreprise signe un double contrat : d’abord avec le fabricant, ensuite avec la poste. Elle paie les frais de location de la machine.
Avant d’utiliser la machine, il faut procéder à son installation. Celle-ci se fait rapidement et sans grande difficulté. Toutefois, il faut noter qu’en fonction du type de machine, la mise en place de l’affranchisseuse est assurée soit par l’entreprise elle-même, soit par les services techniques du fabricant. Les tpMAc sont installées par l’entreprise. Par contre, les pMAc et MAI sont installées par le concessionnaire.
L’utilisation d’une machine à affranchir est simple et pratique. Elle s’effectue en quatre principales étapes. Il s’agit de :
- L’introduction du courrier à timbrer dans l’encoche du boitier ;
- La pesée du courrier qui est effectuée automatiquement ;
- La sélection du coût postal équivalent à la nature du courrier ;
- La pose de la marque postale de l’entreprise sur le courrier.
Une fois le processus terminé, le courrier est envoyé au destinataire.
Les avantages de l’utilisation d’une machine à affranchir
Les machines à affranchir offrent de nombreux avantages aux entreprises. Le premier atout de cet appareil bureautique est le gain de temps. En effet, grâce à cet outil, les entreprises affranchissent rapidement leurs courriers. Ce gain de temps permet à l’entreprise d’être plus productive, car elle peut davantage se consacrer à ses principales activités.
De plus, l’affranchisseuse permet de vite avoir la facture à la fin du mois. Elle permet également de vite s’acquitter de la dette à la poste. Ainsi, elle facilite et est bénéfique pour la comptabilité. Elle représente un moyen idéal de gérer son courrier. Cette machine permet également de faire des bénéfices. En effet, lorsqu’elle est bien utilisée, elle permet d’affranchir les courriers au centime près. Dans ce cas, les coûts sont moins élevés que ceux pratiqués sur le marché.
Par ailleurs, si le nombre d’envois de plis est considérable au cours d’un mois, les services postaux offrent des remises sur les tarifs. Ainsi, cette machine permet de diminuer les dépenses effectuées dans la gestion du courrier.
Ce gain de temps et les économies réalisées permettent à l’entreprise de faire une meilleure gestion postale. Généralement, ces dépenses qui paraissent anodines ont des impacts négatifs considérables sur les résultats de l’entreprise. Avec une machine à affranchir, l’entreprise est régulièrement informée de ses dépenses postales. Alors, elle peut faire de bonnes analyses afin d’établir de meilleures stratégies.
L’un des principaux avantages de cette machine, c’est la notoriété qu’elle accorde à l’entreprise. En effet, elle donne une image professionnelle et respectable auprès des clients. Cet atout permet également d’augmenter la visibilité de l’entreprise. En outre, elle est utile pour fidéliser les clients et pour en attirer de nouveaux. En effet, en plus des timbres postaux, les coordonnées et le logo de l’entreprise sont apposés sur les courriers. Enfin, la machine à affranchir traite toutes les formes d’envoi de courriers qu’elles soient à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.
Quels sont les critères de choix d’une machine à affranchir ?
L’affranchisseuse est un matériel bureautique d’une grande importance. Ainsi, son choix est un exercice assez délicat. Toutefois, en suivant de bonnes recommandations, vous parviendrez bien au choix du modèle qui répond le mieux à vos besoins.
Pour choisir la machine à affranchir appropriée pour une entreprise, il faut d’abord vérifier le nombre de courriers journaliers envoyés. Cette étude permet de savoir le type de machine qui correspond à la structure. Trois principales catégories d’affranchisseuses sont disponibles sur le marché. En fonction de ce besoin, choisissez celle la mieux adaptée. Toutefois, l’adoption d’une machine à affranchir n’est pas appropriée si le nombre de courriers à traiter journalièrement est en deçà de cinq.
Ensuite, il faut vérifier la réglementation de la machine. Elle doit impérativement être reconnue et autorisée par la poste. Pour être sûr de l’homologation des affranchisseuses par la poste, il suffit de se rendre sur son site internet et de s’en assurer. En effet, la poste publie le catalogue des appareils qu’elle atteste conforme aux normes. D’ailleurs, elle référence les appareils reconnus avec des dénominations postales constituées d’une ou de plusieurs lettres alphabétiques.
Il est aussi important de s’assurer du nombre d’empreintes publicitaires dont on peut disposer. Quelles sont les modalités pour diversifier les logos ? Ces différents aspects permettent de personnaliser les courriers envoyés afin d’augmenter sa visibilité. Aussi, il faut vérifier le type de balances que possède la machine. En général, il existe deux catégories de balance : les balances dynamiques qui effectuent la pesée au passage et les balances simples qui sont moins rapides.
Enfin, il faut faire une étude comparative des tarifs proposés. Cette comparaison permet de choisir les machines à affranchir offrant le meilleur rapport prix/qualité. Une fois ces critères vérifiés, vous pouvez passer à la location de votre affranchisseuse pour en faire la meilleure expérience possible.